Dla wsparcia wdrożenia opracowanych przez nas zmian organizacyjnych wspólnie z naszymi partnerami informatycznymi stworzyliśmy unikalne oprogramowanie IT.
Precyzja, rozległość, skomplikowanie projektu systemu organizacji i zarządzania są tak duże (w szczególności na poziomie rozwiązań mikro), że nie jest możliwe jego wdrożenie bez odpowiedniego narzędzia informatycznego. Dla projektowania, implementacji i administrowania dokumentacją organizacyjną proponujemy zastosowanie programu informatycznego PIKADOR.
PIKADOR jest nowoczesnym narzędziem informatycznym dla specjalistów zajmujących się organizacją i zarządzaniem oraz kierownictwa. Jego zastosowanie wspomaga:
skuteczne administrowanie systemem zarządzania i jego dokumentacją,
zintegrowaną obsługę dokumentacji organizacyjnej,
dostosowanie dokumentacji organizacyjnej do wymogów Systemów Zapewnienia Jakości (ISO, GMP) – szczególnie w zakresie obiegu dokumentów oraz podziału zadań i kompetencji pracowników,
zarządzanie procesami gospodarczymi, przecinającymi tradycyjne więzi funkcjonalne (strukturę organizacyjną),
pracę w sieci umożliwiającą prosty przegląd dokumentacji organizacyjnej przez kierownictwo firmy.
W bazie danych programu PIKADOR przechowywane są następuje informacje:
struktura organizacyjna przedsiębiorstwa (schematy graficzne struktury organizacyjnej) z zatrudnieniem na poszczególnych stanowiskach,
księga służb (zakresy funkcji dla komórek organizacyjnych) i zakresy obowiązków pracowników,
dane dodatkowe, związane ze strukturą i rejestrem pracowników, definiowane przez użytkownika programu, w tym np. dane personalne, kontaktowe itp.
rejestry informacji definiowane przez użytkownika (np. rejestr pełnomocnictw), przypisywane bezpośrednio do pracowników, stanowisk lub węzłów struktury organizacyjnej (komórek organizacyjnych),
instrukcja obiegu dokumentów (karty obiegu dokumentów).
Przykładowo moduł dotyczący wartościowania może zawierać pola dotyczące:
usytuowania stanowiska w strukturze organizacyjnej, w tym celu istnienia stanowiska oraz jego formalnego usytuowania – wskazanie stanowiska nadrzędnego, stanowiska / stanowisk podrzędnych, stanowiska docelowego,
głównych zadań realizowanych na danym stanowisku,
zewnętrznych kontaktów służbowych realizowanych na danym stanowisku wraz z określeniem ich częstotliwości,
charakteru stanowiska – jego roli w organizacji,
odpowiedzialności, m.in. za pracę innych pracowników, podejmowane decyzje itp.,
kwalifikacji formalnych wymaganych na danym stanowisku, w tym m.in. wykształcenia, znajomości języków obcych, doświadczenia zawodowego, umiejętności interpersonalnych.
Oprogramowanie umożliwia uzyskanie m.in. wydruków:
opisu stanowiska pracy,
karty wyników wartościowania stanowiska pracy,
tabelarycznego zestawienia wyników wartościowania stanowisk pracy,
tabeli taryfikacyjnej zdefiniowanej w wyniku procesu wartościowania stanowisk pracy,
zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracownika.
Ponadto program może zostać uzupełniony o moduły dotyczące oceny pracownika zawierające kryteria powiązane z metodą wartościowania stanowisk pracy.
Oprogramowanie do wspierania systemów ISO 9001
W 2020 r. rozpoczęliśmy pracę nad oprogramowaniem służącym do wspierania (tworzenia, doskonalenia i utrzymania) systemów zarządzania wg normy ISO 9001, a w szczególności zarządzania dokumentacją tworzoną w ramach systemów zarządzania jakością (SZJ) opartych o nową normę ISO 9001:2015. Celem programu informatycznego jest wyjście naprzeciw potrzebom organizacji stosujących SZ ISO 9001 oraz planujących jego wdrożenie. Opracowując system zwrócono w szczególności uwagę na następujące problemy:
niezadowalający poziom wdrożenia SZ ISO 9001 w organizacjach,
słaba integracja SZ ISO 9001 z systemem organizacji i zarządzania powodująca, że członkowie organizacji traktują je jako odrębne byty,
słaba znajomość i identyfikacja SZ ISO 9001 na poszczególnych stanowiskach pracy, wynikająca w przeważającej mierze z małej dostępności dokumentacji systemowej, która tworzona jest głównie w formie papierowej,
wzrastające koszty wdrożenia związane z ogólnym wzrostem kosztów usług związanych z wdrożeniami, doskonaleniem i utrzymaniem SZJ w zgodności z normą ISO 9001.
Główne cechy oprogramowania, nad którym pracujemy to:
zapewnienie bezpośredniego dostępu do danych/dokumentów opisujących i tworzących SZ ISO 9001 z poziomu stanowiska pracy, które będą bezpośrednio dostępne po otwarciu programu,
wysoki poziom integracji SZ ISO 9001 z systemem organizacji i zarządzania, który zapewniony zostanie poprzez moduł tworzenia struktur organizacyjnych, katalog funkcji, zakresy czynności oraz tzw. wykres hijmansa pokazujący podział obowiązków w formie procesowej,
wprowadzenie wybranych technik stosowanych w Lean manufacturing do rozwiązywania problemów i usuwania niezgodności zwłaszcza w zakresie reklamacji,
wprowadzenie zarządzania procesowego w organizacji,
zastosowanie pracy zdalnej z poziomu biura Spółki, które ułatwi wdrożenie i nadzór nad dokumentacją SZ ISO 9001.
System informatyczny opierał się będzie na High Level Structure normy ISO 9001 i spełniał będzie jej wszystkie wymogi.